Hva bør en hjemmekontoravtale inneholde?

Hjemmekontorforskriften regulerer arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem, med mindre hjemmearbeidet bare er kortvarig eller sporadisk. Forskriften stiller blant annet krav om at arbeidsgiver og arbeidstaker må inngå en skriftlig avtale om hjemmearbeidet. Har du laget en hjemmekontoravtale? Her får du en kort oversikt over hva en slik avtale bør inneholde:

• Omfanget av hjemmearbeidet: Ikke alle arbeidsoppgaver egner seg for å bli løst hjemmefra. Hjemmekontoravtalen skal derfor inneholde bestemmelser om når arbeidstaker kan (og ikke kan) arbeide fra sitt eget hjem. Avtalen skal også inneholde bestemmelser om hvor ofte arbeidstakeren kan jobbe hjemmefra, for eksempel om dette er 3 dager i uken eller 10 dager i måneden. Det kan legges inn i avtalen at nærmeste leder kan be den ansatte om å møte på kontoret ved behov. Arbeidsgivere må være oppmerksom på at hjemmekontor i utlandet kan ha skattemessige konsekvenser for arbeidsgiver og/eller arbeidstaker og vi anbefaler derfor ikke at det åpnes for hjemmekontor i utlandet uten at man utreder konsekvensene av dette først.
• Arbeidstid for hjemmearbeidet: Avtalen skal inneholde bestemmelser om arbeidstakers arbeidstid ved arbeid hjemmefra. Det er imidlertid viktig å være klar over at arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid også gjelder for arbeid som utføres fra hjemmekontoret. Vi ser oftest at partene ønsker at arbeidstakers vanlige arbeidstidsordning også skal gjelde for hjemmearbeidet. I så fall vil en henvisning til arbeidsavtalens bestemmelser om dette være tilstrekkelig.
• Eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver: Arbeidstakere som arbeider fra hjemmekontor vil kunne være vanskeligere å kontakte enn arbeidstakere som er fysisk til stede på arbeidsplassen. Hvis arbeidstaker plikter å være tilgjengelig for arbeidsgiver under hjemmekontorarbeidet, skal avtalen inneholde bestemmelser om dette.
• Forventet varighet: Hvis hjemmekontoravtalen er tidsbegrenset skal den inneholde bestemmelser om forventet varighet. Ved tidsbegrensede hjemmekontoravtaler anbefaler vi at det settes en konkret dato for avtalens utløp.
• Eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv.: Avtalen burde også ha bestemmelser som lar partene endre eller si opp avtalen dersom det blir nødvendig. Dette bør legges inn i avtalen for å unngå at arbeidstakere oppfatter hjemmekontorordningen som en rettighet i fremtiden. I utgangspunktet har arbeidsgiver styringsrett til å instruere arbeidstakere til å jobbe fra kontoret og man bør unngå å avtale seg bort fra denne styringsretten i avtalen om hjemmekontor.
• Eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen: Avtalen kan også inneholde bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidet. En slik prøveperiode kan være nyttig ved å gjøre det lettere for arbeidsgiver å endre hjemmekontorordningen raskt mens prøveperioden løper.
• Eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr: Arbeidstakeren trenger ofte ekstra utstyr for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver hjemmefra på en god og effektiv måte. Hjemmekontoravtalen skal derfor inneholde bestemmelser om hva slags utstyr arbeidstakeren må å ha hjemme, og hvem som skal eie, vedlikeholde og betale for dette.
• Eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter: Dersom arbeidstakeren har tilgang til sensitiv eller taushetsbelagt informasjon bør avtalen inneholde bestemmelser om it-sikkerhet, behandling og oppbevaring av dokumenter osv. På denne måten kan arbeidsgiver forsikre seg om at sensitive opplysninger blir ivaretatt på en forsvarlig måte, selv om arbeidstakeren arbeider hjemmefra.

Forskriften stiller også krav om at eventuelle endringer i hjemmearbeidsforholdet skal gjenspeiles i avtalen. For store bedrifter kan dette være både tid- og ressurskrevende. For å redusere denne tids- og ressursbruken er en mulighet å lage en hjemmekontorpolicy som inneholder bestemmelser om punktene som nevnes ovenfor. Den individuelle avtalen trenger i så fall ikke å detaljregulere disse punktene, men kan i stedet henvise til bedriftens gjeldende hjemmekontorpolicy. På denne måten må ikke hver enkelt hjemmekontoravtale oppdateres når det gjøres endringer i selve hjemmekontorordningen. En slik hjemmekontorpolicy vil også bedre kunne ivareta arbeidsgivers fleksibilitet ved organiseringen av arbeidet.

Vi bistår mange arbeidsgivere med rådgivning knyttet til det nye regelverket om hjemmekontor. Kontakt våre arbeidsrettsadvokater dersom du har spørsmål knyttet til hjemmekontor.