Åpenhetsloven: informasjonsforespørsler, kontroll med rapporter og ny høring

Åpenhetsloven § 6 sier at enhver har rett på informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser etter § 4. At enhver har rett til informasjon innebærer at hvem som helst kan fremsette en informasjonsforespørsel til en virksomhet, og at den informasjonssøkende ikke må oppgi en spesifikk begrunnelse. Med hensyn til typen informasjon fremgår det av loven at retten omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.

Informasjonsretten og dens rekkevidde

For at selskaper skal være forpliktet til å besvare informasjonsforespørsler må forespørselen være skriftlig, og den må ligge innenfor det man har rett til å få informasjon om etter loven, altså virksomhetens aktsomhetsvurderinger knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Gjelder informasjonsforespørselen forhold som ikke har noe med hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser etter § 4, vil man ikke være forpliktet til å svare. Virksomheter bør likevel være oppmerksomme på at det å ikke besvare informasjonsforespørsler, selv om man ikke er rettslig pålagt å gjøre det, kan innebære en viss omdømmerisiko. I slike tilfeller bør derfor virksomheter gjøre en konkret vurdering, og veie potensielle ulemper ved å dele informasjonen opp mot et eventuelt omdømmetap ved å la være.

Retten til informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser etter § 4 er ikke absolutt, og det er i § 6 andre ledd fastsatt fire alternative grunner for å avslå en informasjonsforespørsel:

• kravet ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva kravet gjelder
• kravet er åpenbart urimelig
• den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om noens personlige forhold
• den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller andre drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningene angår

Det må i det enkelte tilfellet gjøres en konkret vurdering av om en eller flere av avslagsgrunnene over kommer til anvendelse. I denne vurderingen er det uten betydning hvem som har fremsatt kravet om informasjon. I blant kan virksomheter oppleve å motta sammensatte informasjonsforespørsler som omfatter dels informasjon som ikke gjelder virksomhetens aktsomhetsvurderinger, og informasjon som dels omfattes av et av unntakene over. I slike tilfeller kan det være aktuelt med helt eller delvis avslag på informasjonsforespørselen, og virksomheter må derfor sikre at kravene for avslag er oppfylt i besvarelsen. Vi omtaler disse nærmere nedenfor.

Virksomheter har videre et ansvar for å forsøke å svare ut informasjonsforespørsler, selv om informasjonen som etterspørres helt eller delvis kan unntas. Et praktisk tilfelle er der besvarelsen av en informasjonsforespørsel innebærer at man samtidig avslører noens personlige forhold. I slike tilfeller bør man undersøke om man likevel kan besvare forespørselen uten å avsløre de personlige forholdene, for eksempel ved å anonymisere. Der dette ikke er mulig, vil man ha rett til å avslå forespørselen.

For virksomheter er det også viktig å merke seg at avslagsgrunnene over ikke gjelder dersom forespørselen gjelder informasjon om faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter som virksomheten er kjent med. Fra dette unntaket gjelder det imidlertid et ytterligere unntak. Etter bestemmelsens tredje ledd er man ikke forpliktet til å oppgi informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet etter åndsverksloven. Dette gjelder absolutt og uavhengig av om informasjonen gjelder faktiske og potensielle negative konsekvenser. I sistnevnte tilfelle vil ikke omdømmehensyn aktualiseres ettersom virksomheten rettslig sett er forhindret fra å besvare forespørselen.

Krav til besvarelsen

I utgangspunktet er det opp til virksomheten hvordan informasjonsforespørsler besvares, men loven stiller som krav at svarene skal være skriftlige, dekkende og forståelige.

Dersom virksomheter får en informasjonsforespørsel om forhold man ikke har undersøkt i sine aktsomhetsvurderinger kan det bli spørsmål om virksomheten må gjøre ytterligere undersøkelser. Som utgangspunkt vil det være tilstrekkelig at virksomhetene gir opplysninger om arbeidet som er gjort med aktsomhetsvurderinger, uten at man er forpliktet til å måtte gjøre ytterligere undersøkelser. Blir virksomheten gjennom en informasjonsforespørsel oppmerksom på potensielle eller faktiske negative konsekvenser som virksomheten ikke har undersøkt enda, vil man imidlertid kunne bli forpliktet til å gjøre nærmere undersøkelser og prioriteringer etter lovens § 4.

Forespørsler om konkrete forhold og dokumenter

Flere virksomheter har etter at åpenhetsloven trådte i kraft opplevd å få konkrete forespørsler om spesifikke forhold og om å utlevere spesifikke dokumenter, for eksempel leverandørlister. For virksomheter kan det i slike tilfeller være uklart hva man egentlig er forpliktet til å svare på og utlevere, og det kan være vanskelig å vurdere hva man egentlig er forpliktet til.

I sommer publiserte Forbrukertilsynet to avgjørelser i klagesaker mot henholdsvis Posten og IKEA. I førstnevnte sak var spørsmålet om Posten var forpliktet til å utlevere leverandørlister, og i sistnevnte sak var det spørsmål om IKEA hadde svart dekkende på en informasjonsforespørsel hvor det var stilt flere spesifikke spørsmål om hvordan IKEA håndterer en rekke faktiske negative konsekvenser for menneskerettigheter ved navngitte fabrikker i Bangladesh og Pakistan.

Det overordnede spørsmålet i begge sakene var om det var gitt en "dekkende" besvarelse på informasjonskravet i henhold til innholdskravene i lovens § 7. I sin vurdering uttalte Forbrukertilsynet blant annet at det som setter rammene for informasjonsplikten er "hva som kreves av informasjon for å redegjøre dekkende for virksomhetens «håndtering» av negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold". Det ble videre uttalt at det ikke er et generelt krav om at virksomhetene må informere om eller utlevere spesifikk dokumentasjon som blir etterspurt, men at det i enkelte tilfeller kan være nødvendig at virksomheten "konkretiserer og gir detaljerte faktaopplysninger" for å kunne gi et dekkende svar.

Hva som anses som dekkende vil bero på en konkret vurdering. I saken mot Posten ble det uttalt at relevante vurderingsmomenter kan være "hvor konkretisert og avgrenset informasjonskravet er, om informasjonskravet knytter seg til konkret risiko for negative konsekvenser, og om informasjonen behøves for å sikre hensynet til etterprøvbarhet", og at det må "vurderes om prinsippene om forholdsmessighet og risikobasert tilnærming, som aktsomhetsvurderingene etter loven bygger på, tilsier at virksomheten må utgi informasjonen".

Det er derfor nødvendig å gjøre en konkret vurdering i den enkelte sak av hva som er nødvendig for å at noe skal anses som en "dekkende" besvarelse etter åpenhetsloven. I begge sakene konkluderte Forbrukertilsynet med at det var gitt et "dekkende" svar. Særlig for IKEA-saken ble det tatt i betraktning at informasjonsforespørselen kom rett etter at loven trådte i kraft, og at man derfor ikke kunne stille for høye krav.

Frister, avslag og sanksjoner

Dersom forespørselen ligger innenfor det saklige virkeområdet til informasjonsretten, og ikke er omfattet av noen av de ovennevnte avslagsgrunnene, må virksomheter svare på forespørselen innen rimelig tid, og senest innen tre uker fra mottak. Dersom forespørselen er særlig krevende å svare på, for eksempel som følge av mengden eller typen informasjon som etterspørres av informasjonssøkeren, kan virksomheter forlenge fristen inntil to måneder. I slike tilfeller er det viktig at virksomheten informerer informasjonssøkeren innen tre uker fra mottak om at fristen forlenges. I tillegg skal det opplyses om når informasjonssøkeren kan forvente svar.

Dersom en eller flere av avslagsgrunnene kommer til anvendelse, må virksomheten innen tre uker:

• informere informasjonssøkende om at informasjonsforespørselen er avslått,
• oppgi det rettslige grunnlaget for avslaget,
• orientere om adgangen til og fristen for å kreve nærmere begrunnelse for avslaget, og
• informere om at Forbrukertilsynet er tilsyns- og veiledningsorgan.

Dersom informasjonssøkeren ber om nærmere begrunnelse innen tre uker fra avslaget ble mottatt, må virksomheten gi skriftlig begrunnelse snarest mulig og senest tre uker etter at kravet om nærmere begrunnelse ble mottatt.

Brudd på pliktene til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger, samt å besvare informasjonsforespørsler, kan sanksjoneres med enten tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr. Størrelsen på overtredelsesgebyr er regulert i forskrift om utmåling av tvangsmulkt og overtredelsesgebyr, og omfatter blant annet åpenhetsloven, i tillegg til andre lover på forbrukerområdet.

Etter forskriftens § 3 kan det ilegges overtredelsesgebyr etter åpenhetsloven på inntil 4 prosent av virksomhetens omsetning eller inntil 25 millioner kroner, der det høyeste beløpet anvendes. For åpenhetsloven er det imidlertid viktig å bemerke at det kreves gjentatte brudd på pliktene til å redegjøre for aktsomhetsvurdering eller besvare informasjonsforespørsler, for at overtredelsesgebyr skal bli aktuelt. Det er derfor ingen nærliggende fare for at virksomheter vil risikere gebyr for manglende eller ufullstendige redegjørelser publisert i år. Men dersom man gjentatte ganger ikke har svart på informasjonsforespørsler eller gitt svar som ikke er i tråd med kravene i loven, kan det derimot bli aktuelt med gebyr. Man skal imidlertid merke seg at gebyrets størrelse skal fastsettes ut fra flere forhold slik som overtredelsens grovhet, omfang og virkninger mv. For ileggelse av tvangsmulkt kreves det derimot ikke gjentatte brudd. Videre kan tvangsmulkt ilegges for brudd på alle pliktene under åpenhetsloven, herunder også plikten til å utføre aktsomhetsvurderinger.

Ny høring av forskriften

Da forskriften trådte i kraft møtte den kritikk fra flere hold, ettersom høringen av forskriften hadde funnet sted før åpenhetsloven trådte i kraft. Berørte aktører og andre interessenter hadde derfor ikke fått anledning til å uttale seg om forskriftens betydning for åpenhetsloven. Etter en del debatt besluttet departementet i sommer å sende forskriften ut på ny høring med frist 10. oktober i år. I høringsnotatet fremgår det at departementet ikke foreslår å gjøre noen endringer, og det gjenstår derfor å se om innspillene i høringssvarene gjør at departementet likevel velger å foreta endringer i forskriften.

RELEVANTE LENKER

• Regjeringen: Høringsnotat om åpenhetsloven, pakkereiseloven og forskrift om utmåling av tvangsmulkt og overtredelsesgebyr
  
• Forbrukertilsynet: Åpenhetsloven: Til høsten starter kontrollene